Козівський районний суд Тернопільської області нагадує про вимоги до документів, що надсилаються електронною поштою

Юридичні особи і державні органи мають можливість реалізувати свої права шляхом направлення листів електронною поштою.

У зв’язку із надходженням на офіційну адресу електронної пошти Козівського районного суду Тернопільської області великої кількості листів (в тому числі у справах, які перебувають у провадженні суддів нашого суду), без накладення електронного цифрового підпису на такі, що унеможливлює ідентифікацію авторів таких листів, керівництвом суду було прийнято рішення не брати до уваги інформацію, яка надходить до суду у такий спосіб, зважаючи на наступне.

Відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів регулюються численними законодавчими актами, зокрема, але не виключно, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг».

При цьому, ч.1 ст.5 вказаного закону встановлено, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

        Відповідно до ч.1 ст.7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

       Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису, який може використовуватися для ідентифікації автора електронного документа (ст.6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

При цьому, згідно з п.8.2.8. Положення про порядок використання ресурсів локальної комп'ютерної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України №164 від 04.12.2013 року (надалі – Положення), офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису, обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера особою, що реєструє та відправляє лист.

Крім того, п. 8.2.23. цього Положення встановлено, що обробці не підлягають електронні листи, в яких відсутня зворотна електронна адреса, зворотна адреса невідома та в тексті листа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника.

Таким чином, інформація у виді електронних даних, яка надходить та буде надходити на офіційну адресу електронної пошти Козівського районного суду Тернопільської області без накладення електронного цифрового підпису та за відсутності мінімального обсягу обов’язкових реєстраційних реквізитів (п. 8.2.23.  згаданого Положення)не належить до офіційної та не може братися судом до уваги як електронний документ і не підлягає подальшій обробці та реєстрації.