Аналіз обліково-статистичної роботи суду за перше півріччя 2015 року

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи

Козівського районного суду Тернопільської області

за перше півріччя 2015 року

Підставою для проведення даного аналітичного дослідження є лист територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області № 2320/04-10/15 вих.-е  від 30.06.2015 року щодо подання статистичних звітів за перше півріччя 2015 року, з метою з’ясування реального стану здійснення правосуддя Козівським районним судом Тернопільської області.

           При проведенні аналітичного дослідження основними джерелами інформації, яка використовувалась при здійсненні аналітичної роботи Козівським районним судом, були:

•  реєстраційні журнали;

•  наряди суду;

•  комп’ютерна програма «Д- 3» та ін.

У своїй організаційній діяльності Козівський районний суд керується Законом України «Про судоустрій і статус суддів» (в редакції від 12 лютого 2015 року № 192-VIII), Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 17 грудня 2013 року №173, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України № 25 від 2 квітня 2015 року (із змінами), Інструкцією щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів (із змінами, затвердженими наказом ДСА України від 24.04.2014 № 50) та ін. наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області, іншими нормативно-правовими актами.

       Відповідно до статті 152 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в редакції від 12 лютого 2015 року № 192-VIII) організаційне забезпечення роботи суду здійснює керівник апарату суду, який несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення роботи суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу суду, виконання покладених на апарат суду завдань.

       Відповідно до регламенту суду робота Козівського районного суду планується щоквартально. Плани підписуються керівником апарату, затверджуються головою суду та доводяться до відома суддів та працівників апарату під розписку.  Планування роботи суду та виконання запланованих заходів заслуховується на апаратних нарадах.

         Плани роботи районного суду складаються з наступних розділів:

1.     Загальні питання.

2.     Питання організації роботи суду.

3.     Узагальнення судової практики.

4.     Робота з кадрами.

        Плани робіт  підшиваються в окрему папку відповідно до Номенклатури справ (1.6 - Плани роботи суду з основної діяльності). До самих планів долучаються матеріали, що свідчать про виконання поставлених завдань, зокрема  – аналізи, довідки, копії протоколів апаратних  нарад, інформації.

       Згідно з планом роботи районного суду керівником апарату суду або головою суду двічі на місяць чи по мірі необхідності організовується проведення апаратних нарад з працівниками суду по вивченню нового законодавства, питань організації діяльності суду, щодо організації обліково-статистичної роботи суду, контроль за виконанням листів апеляційного суду Тернопільської області, територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області, ДСА  України, забезпечення проходження практики студентами в суді, виконання  вказівок та доручень керівництва районного суду.

Всі плани роботи суду впродовж першого півріччя 2015 року виконано вчасно.

З метою всебічного розгляду діяльності  Козівського районного суду, покращення ефективності роботи, ознайомлення зі змінами в законодавстві України та з інформаційними листами, що надходять від апеляційного суду Тернопільської області, територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області у суді проводяться збори суддів та апаратні  наради, які мають системний характер.

Протягом періоду, що аналізується, станом на 30 червня 2015 року проведено  15  апаратних нарад (з них 1 нараду проведено  головою суду, 14 – керівником апарату ), до порядку денного яких були внесені такі питання, як обговорення статистичної інформації за підсумками роботи суду за 2014 рік, перший квартал 2015 року; обговорення інформації щодо кількості копій судових рішень, надісланих судом до ЄДРСР у 2014 році, за перший квартал 2015 року; ознайомлення з Методичними рекомендаціями щодо заповнення декларації про майно, доходи, витрати і зобов‘язання фінансового характеру особами, уповноваженими на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, іншими особами, розробленими Всеукраїнською спеціальною колегією з питань боротьби з корупцією та організованою злочинністю; ознайомлення із листами територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області щодо наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень;   ознайомлення із Законом України «Про очищення влади» від 16 вересня 2014 року, Законом України «Про судоустрій і статус суддів» в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд», що набрав чинності 28 березня 2015 року, Законом України «Про запобігання корупції» від 14 жовтня 2014 року, що введений в дію 26 квітня 2015 року та ін.

За період з 1 січня по 30 червня 2015 року в Козівському районному суді проведено одні збори суддів. Матеріали зборів суддів за даний період належним чином підшито в окрему папку відповідно до Номенклатури справ 1.1/02 «Рішення зборів суддів Козівського районного суду та матеріали до них».

Організація роботи в Козівському районному суді Тернопільської області в частині ведення обліково-статистичної роботи проводиться згідно з Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – Інструкція з діловодства) та відповідними інструкціями щодо обліку та складання статистичних звітів, затвердженими наказами ДСА України.

       Формування документів суду у справи, їх систематизація та облік здійснюється у поточному році відповідно до Номенклатури справ, затвердженої головою суду 30 січня 2015 р.,  схваленої ЕК суду (протокол від 05.01.2015 р. № 1)  та погодженої ЕК  архівного відділу Козівської районної державної адміністрації (протокол від 29.01.2015 р. № 1).

          Відповідно до п.3.3. Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 р. № 168, в суді утворено експертну комісію (наказ від 09.12.2013 р. № 50-З) (далі ЕК). Розроблено та затверджено Положення про ЕК, яке  схвалено  ЕК суду ( протокол від 09.12.2013 р. № 1) та ЕК архівного відділу Козівської районної державної адміністрації (протокол від 16.12.2013 р. № 9).

        Протоколи засідань ЕК оформляються відповідно до п.3.3.4. зазначеної Інструкції, а саме – підписуються головою, секретарем та членами ЕК та затверджуються головою суду. Протягом першого півріччя 2015 року засідання ЕК  не проводились.

З 01 січня 2011 року в суді впроваджено комп’ютерну програму «Документообіг загальних судів» (далі – КП «Д-3»), згідно з якою все діловодство суду ведеться в автоматизованій системі документообігу. Автоматичний розподіл справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

        Наказом Козівського районного суду від 04.01.2011 р. № 3-З старшого секретаря Бенишин Г.В., секретарів суду Древницьку Л.І. та Маречко Н.Ф. призначено відповідальними за автоматичний розподіл судових справ за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів». Облік справ та матеріалів ведеться на обліково-статистичних картках належної форми та відповідно до Інструкції з діловодства у програмі «Д-3», складання звітів про стан здійснення правосуддя судом відповідає вимогам Інструкції щодо заповнення і подання звітів про розгляд апеляційними та місцевими  (крім господарських)  судами судових справ і матеріалів (із змінами).

        Автоматичний розподіл судових справ  здійснюється в суді протягом робочого дня після їх реєстрації, зокрема, кримінальних -  старшим секретарем суду ( в даний час старший секретар суду Бенишин Г.В. перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення віку трьох років, розподіл здійснює заступник керівника апарату), цивільних, адміністративних справ та справ про  адміністративні правопорушення – секретарями суду  (наказ від 04.01.2011 р. № 3-З).

         Станом на 30 червня 2015 року керівником апарату суду видано 7 розпоряджень щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, всі необхідні подання долучено до відповідного наряду та відповідні відомості внесено до КП «Д-3». У роботі щодо автоматизованого розподілу судових справ керівник апарату суду керується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та рішеннями зборів суддів Козівського районного суду Тернопільської області, починаючи з січня 2011 року.

          Відповідальним за ведення обліково-статистичної роботи в суді відповідно до наказу № 23-З від 28 травня 2012 року призначено заступника керівника апарату суду, який має достатній досвід роботи та належний освітній рівень, що дозволяють йому виконувати вказані обов’язки на належному якісному рівні.

         Працівник апарату суду, відповідальний за ведення обліково-статистичної роботи,  а також керівник апарату суду постійно беруть участь у семінарах, які проводить територіальне управління ДСА України в Тернопільській області з приводу здачі статистичних звітів.

Протягом звітного періоду зі сторони голови суду та працівників апарату суду питанню ведення обліково-статистичної роботи приділяється належна увага, вживаються заходи щодо забезпечення достовірності заповнення та своєчасності подання форм звітності щодо стану здійснення правосуддя, діловодства та архівної справи.

На виконання планів роботи суду, відповідальними працівниками забезпечено підготовку та подання, відповідно до листів ТУ ДСА України у Тернопільській області та термінів, визначених відповідними наказами Державної судової адміністрації України, за 2014 рік за такими формами: № 2-ВП, № 2-ВМ,  1, 1-1, 1-Л, 1-ОП, 1-1-ОП, 2-А,  2-Ц,  3, 4, 6, 7, 8, 10.

Формування та перевірка статистичних звітів за перше півріччя 2015 року про стан здійснення правосуддя районним судом на даний час здійснюється  в автоматичному режимі за допомогою комп’ютерної програми «Д- 3».

Необхідно зазначити, що протягом першого півріччя 2015 року працівники апарату суду, відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи в суді, до дисциплінарної відповідальності за порушення встановленого порядку підготовки, відображення та подання статистичної звітності, не притягувалися.

Робота із картками на осіб, щодо яких розглянуто кримінальну справу, ведеться працівником, відповідальним за подання статистичного звіту про розгляд судом справ у порядку кримінального судочинства.

         Слід зауважити, що статистичні звіти про роботу суду за 2014 рік, а також уже деякі статистичні звіти про роботу суду за перше півріччя 2015 року, формувалися за допомогою КП «Д-3» в автоматичному режимі.            Статистичні звіти за 2014 рік подавалися до територіального управління ДСА  України у Тернопільській області вчасно, без порушень встановлених термінів, як в електронному, так і в паперовому варіантах. Крім цього, керівником апарату суду та заступником керівника апарату  ведеться контроль щодо заповнення обліково-статистичних карток на справи, повноти та достовірності внесення інформації працівниками канцелярії, в разі необхідності надається практична допомога.

         Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в районному суді здійснюється з дотриманням вимог КП «Д-3». Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, реєструються і опрацьовуються в автоматизованій системі в день їх надходження. На кожен  вхідний документ створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов‘язків. Контроль за своєчасним введенням до даної програми достовірних даних здійснює керівник апарату суду.

        Протягом першого півріччя 2015 року станом на 30.06.2015 року зареєстровано 2817 вхідних документів (в тому числі 311 електронних) та 3891 вихідний документ.

        Протягом звітного періоду  забезпечено проведення  4-х сеансів відеоконференції з іншими судами України, а саме з:

- Броварським міськрайонним судом Київської області (січень 2015 року),

- 2 з Ківерцівським районним судом Волинської області (березень, квітень 2015 року),

- Дніпровським районним судом міста Києва (березень 2015 року).  

        За період з 01.01.2015 р. по 30.06.2015 р. районним судом учасникам судового процесу надіслано  182 тексти судових повісток у вигляді SMS – повідомлень.

        Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень на виконання вимог, встановлених  Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України  від 25.05.2006 р. № 740. Головою суду  та керівником апарату суду ведеться контроль щодо кількості копій судових рішень, надісланих до Єдиного державного реєстру судових рішень,  заповнення необхідних реквізитів інформаційної картки, яка додається до кожної копії судового рішення, дане питання обговорюється на відповідних апаратних нарадах. Однак слід зазначити, що не всі рішення районного суду надсилаються до ЄДРСР у встановлений законодавством строк, тобто в термін до 10 днів після ухвалення (постановлення) судового рішення. Дана ситуація обумовлена великим навантаженням на суддів районного суду, оскільки з травня 2015 року в районному суді фактично працюють двоє із трьох професійних суддів - судді Боднаруку Б.В. виповнилося 65 років, у зв’язку з чим він не може здійснювати свої повноваження щодо здійснення правосуддя,  та плинністю кадрів серед працівників апарату суду, зокрема, помічників суддів.

        Необхідно зауважити, що за період з 01 січня по 30 червня 2015 року  до ЄДРСР судом надіслано 835 копій судових рішень (із 985 прийнятих рішень), що становить 84,8%:

- 144 копії судових рішень по кримінальних справах (провадженнях) (із 215);

 - 448 копій судових рішень по цивільних справах (із 505);

- 166 копій судових рішень по справах про адміністративні правопорушення (із 177);

- 77 копій судових рішень по справах адміністративного судочинства (із 88).

        У період з 01 січня по 30 червня 2015 року до Козівського районного суду надійшов 1 запит на отримання публічної інформації, який було опрацьовано та розглянуто в установлений законодавством термін. Запити, які стосуються інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, до районного суду не надходили.

       Слід зазначити, що в умовах постійних змін, значного прогресу новітніх технологій (зокрема, ведення діловодства в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до нової Інструкції з діловодства) та з метою підтримання високих стандартів, ефективного вирішення поставлених завдань необхідним заходами є подальше вдосконалення, пошук нових методів та методик по організації роботи апарату суду, підвищення кваліфікації працівників апарату з метою покращення рівня організації діяльності суду.

На підставі вищевикладеного та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки статистичних звітів, на нашу думку, необхідно:

- планувати та систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, відповідальними за складання статистичних  звітів, залучаючи відповідних спеціалістів територіального управління ДСА України у Тернопільській області;

- періодично проводити навчання з працівниками апарату суду з питань організації ведення діловодства та первинного обліку судових справ, правильного заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу тощо;

-  посилити контроль за веденням судової статистики;

- вживати додаткових заходів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які займаються первинним обліком справ та підготовкою статистичних звітів.

Голова Козівського районного суду                                            Кренцель М.І.

Волошин О.М.

(03547)2-51-96